CURSO SOED

REUNIONES Y ORGANIZACIÓN 

Para que todos trabajemos de la misma forma, tenemos que adquirir otros hábitos a la hora de hacer el trabajo. Aunque estemos en distintos departamentos, todos podemos seguir el mismo formato.  

TIPOS DE REUNIONES:  

Hay que diferenciar entre dos tipos de reuniones:  

• Estratégicas  
• Operativas 

La operativa diaria no puede entorpecer el ritmo estratégico que tiene la empresa. Por ello, tenemos que tener claras cuales son las tareas estratégicas y cuáles las operativas para dar prioridad en el día a día. Esto lo definiremos en cada reunión.  

1. REUNION ANUAL.- En este tipo de reuniones se ven los resultados de la empresa y se establecen los objetivos que queremos cumplir este año.  
2. REUNIONES TRIMESTRALES.- Se establecen objetivos más a corto plazo que en las reuniones anuales y nos sirve para ver si vamos en el camino para conseguir los objetivos marcados en las reuniones anuales. Se programan en la reunión anual, para que se puedan preparar con tiempo.  
3. REUNIÓN SEMANAL.-  Estás reuniones están programadas y pensadas para que sean siempre el mismo día de la semana y a la misma hora.  
4. RSE.- REUNIONES SEMANALES ESTRATÉGICAS. Se planifican objetivos. Objetivos estratégicos claros y documentados.  
5. RSS.- REUNIONES SEMANALES DE SEGUIMIENTO. Se hace seguimiento de las tareas/objetivos. Cuando están establecidos los objetivos, estas reuniones desaparecen.  
6. RSE 1to1.- Son reuniones de seguimiento, pero se tienen exclusivamente con una persona del equipo para ver su evolución.  
7. RO.- Reuniones operativas.  

Todas estas reuniones han de llevar un mismo guion establecido.  

1. BUENAS NOTICIAS. Breve espacio de introducción para hablar con el equipo dando una buena noticia personal, que quieras compartir de esa semana.  
2. CULTURA Y HÁBITOS. Si queremos mejorar, siempre hay algún hábito/cultura que tenemos que mejorar/cambiar. Para ello, dentro de la reunión estableceremos unos hitos, para que todos los sigamos. Por ejemplo, la puntualidad. A estas reuniones hay que entrar  
3. ANUNCIOS. Titular de algo que queráis anunciar relativo al trabajo. Puede ser una noticia, un avance importante...  
4. CUADRO DE CONTROL. En este punto indicaremos los números establecidos en la reunión, van por semanas y lo que veremos serán los números de la semana anterior. En este punto simplemente se revisan, al tener métricas los números van a salir en rojo o en verde. Si están en verde, ok, no hay nada que comentar. Si están en rojo simplemente se pregunta:  

• “Fulanito que ha pasado con esto? He estado malo” Ok, siguiente tema.  
• “Fulanito que ha pasado con esto? Han pasado varias cosas que hay que comentar. En este caso se crea un tema y se habla cuando lleguemos a temas.  

En el cuadro de control tenemos dos tipos de números:  

- Número propulsor (NºP) cuando un número depende únicamente de tie para que se pueda cumplir.  

Ejemplo: Realizar 100 llamadas a la semana a nuevos clientes. En condiciones normales, si la línea funciona correctamente, tienes base de datos suficiente y no se está enfermo, depende de la persona responsable de este número que estas llamadas se realicen. 

- Número esperado (NºE) cuando el número no depende únicamente de ti para que se pueda cumplir. (Conseguir 5 clientes a través de las 100 llamadas).  

Ejemplo: Conseguir 5 clientes nuevos cada semana a través de las 100 llamadas. Es un resultado esperado de un trabajo realizado. Puedes hacer 100 llamadas durante la semana y que, por lo que sea, no llegar a los 5 clientes de objetivo.  

1. OBETIVOS. Estos objetivos se establecen estratégicamente en las reuniones, pueden ser objetivos a corto, medio o largo plazo. Los objetivos tienen unos hitos marcados, con fechas. Se irán completando los hitos en función vayamos avanzando. Dentro de los objetivos, para saber como vamos, hay tres opciones: 
2. On track 
3. Off track 
4. Done  
5. TAREAS. Las tareas van saliendo según avanza la reunión de lo que se va hablando. Toda tarea tiene un responsable y tiene que quedar clara la tarea que se necesita y en la fecha que tiene que estar. Para ello se define un protocolo de cómo pedir las tareas, que veremos después.  
6. TEMAS. En este punto es donde podemos hablar todos los temas que hemos apuntado antes y durante la reunión. Se irán ordenado por prioridad, siempre empezando por los troncales, y luego numerando en función de prioridades para cada uno. Si el tema no afecta a más del 51% de las personas que estamos en la reunión, este tema se tratará al final de la reunión con las personas que afecte.  
7. CIERRE. En el cierre de la reunión veremos un resumen de las tareas que han salido, es el momento de comprometerse a hacerlas y en tiempo y forma. Saldrá también un resumen de los objetivos/tareas completadas y tendremos que valorar la reunión, puntuando. Si la puntuación es más de 8 no hay nada que comentar. Si está por debajo de 8, habrá que explicar por qué se ha dado esa puntuación.  

TODAS ESTAS REUNIONES TIENEN UNAS CARACTEÍSTICAS 

1. Puntualidad a la reunión 
2. Siempre se harán el mismo día y a la misma hora y estarán programadas con tiempo (salvo que sea de urgencia).  
3. Al estar programadas, las reuniones tienen que estar preparadas, si la reunión es a las 10.30H a las 10.00H tienes que entrar en la reunión, volcar los números, avances de tareas, poner los anuncios y los temas que quieras tratar.